Tugas menggunung memaksaku belajar!
Well, sebagai seorang guru di satu SD Negeri di daerah, juga diberi tanggung jawab sebagai Operator Sekolah_Ops istilah kerennya_sambil kibas rambut 🙆, tidak hanya memiliki tanggung jawab di kelas, saya juga diberi "kesempatan" (baca: tugas tambahan) untuk mengelola administrasi di sekolah. Operator Sekolah ini pada awalnya diberi SK hanya untuk meng-entry-kan data pada Aplikasi Dapodik dan sinkronisasi online, pokoknya segala tetek bengek Dapodik. Akan tetapi, dengan ketidak adanya tata usaha (TU) di SD, ya akhirnya Ops memperoleh "kesempatan" lebih lagi 😆 alias sebagian besar administrasi sekolah, Ops lah yang sikat, wuuuuzzzz!
Eiiittsss, Bukan mengeluh ya! Saya ajak siapapun yang menjadi Ops bangga, bersyukur, kalau perlu tasyakuran beneran 😂 Saya merasakan sendiri, meski kadang kehabisan tenaga mengerjakan tugas-tugas yang bahkan harus tidak jarang harus dibawa pulang, saya dipaksa belajar dan terus belajar. Survival mode on. Belajar bekerja efektif, efisien demi memenuhi deadline. Nah! karena etos itulah, Ops terdorong mencari short cut-short cut, tips-tips, serta kemampuan baru. Kereen kan!
O ya, yang akan saya share kali ini juga dilatarbelakangi tanggung jawab menghandle kelas 6. Terutama disemester kedua, full job uuiii. Yang senasib tunjuk jari, Ooyy! Mulai jam tambahan, rekap nilai, menyusun persyaratan siswa untuk masuk SMP/MTs, sampai ujian akhir dan Ijazah. Sering harus buat sertifikat buat siswa kan, misal sertifikat penghargaan Pramuka, Sertifikat Baca Tulis Kitab Suci, Surat Keterangan, dll.
Sudah cukup curhatnya, Saya akan save (saya orangnya mudah lupa) dan share bagaimana cara buat sertifikat/surat keterangan dengan mudah dan cepat yang selama ini saya lakukan. Bukan cara baru Sih, yaitu dengan menggunakan Mail Merge.
Sudah cukup curhatnya, Saya akan save (saya orangnya mudah lupa) dan share bagaimana cara buat sertifikat/surat keterangan dengan mudah dan cepat yang selama ini saya lakukan. Bukan cara baru Sih, yaitu dengan menggunakan Mail Merge.
Step-step membuat sertifikat dengan Mail Merge:
Pertama, Buka Ms.Word lalu ketik master sertifikat/surat keterangan sesuai dengan kebutuhan. Set pula Margin dan Page Border jika diperlukan. Jika ingin menggunakan kertas sertifikat yang tersedia di toko, pastikan margin master ini disesuaikan dengan kertas tersebut.
Kedua, Tentukan data-data apa saja yang diperlukan untuk mengisi master sertifikat
Ketiga, Buka Ms. Excel lalu ketik data-data yang telah ditentukan untuk mengisi master sertifikat, save, lalu tutup. Tips : tidak perlu di beri judul tabel, pada A1 langsung ketikkan header tiap kolom sesuai data-data yang diperlukan untuk mengisi master.
Keempat, Memulai proses Mail Merge pada master sertifikat di Ms. Word, dengan tahapan:
Pada master sertifikat di Ms. word, klik Mailings, klik Select Recipients, lalu pilih Use Existing List.
Cari file Ms. Excel yang berisi data-data untuk mengisi sertifikat dan klik open. Akan muncul box Confirm Data Source, Check (klik) pada Show All.
Pada list yang muncul pilih MS Excel Worksheet via DDE (*.xls), lalu klik OK, muncul box baru pilih Entire Spreadsheet klik OK.
Klik pada Insert Merge Field pada tab Mailing, maka akan muncul nama-nama kolom yang telah diketik pada Ms. Excel tadi. Letakkan kursor pada tempat data yang sesuai, lalu klik satu persatu nama-nama kolom hingga master sertifikat lengkap dengan data yang diinginkan. Selesailah proses mail merge.
Kelima, untuk melihat hasil mail merge, klik Preview Result. Maka akan muncul data yang diketik di Ms. Excel untuk siswa nomor absen pertama pada master sertifikat, dan siap di print. Untuk melihat siswa nomor absen selanjutnya tinggal klik Next Record (tanda panah ke kanan).
Bagaimana, Ops? Cepat dan anti ribet. Semoga Ops semakin semangat menyikat satu demi satu tugas yang menggunung. Chayyoooo! Saat rasa lelah mendera, maka ingatlah :
Pertama, Buka Ms.Word lalu ketik master sertifikat/surat keterangan sesuai dengan kebutuhan. Set pula Margin dan Page Border jika diperlukan. Jika ingin menggunakan kertas sertifikat yang tersedia di toko, pastikan margin master ini disesuaikan dengan kertas tersebut.
Kedua, Tentukan data-data apa saja yang diperlukan untuk mengisi master sertifikat
Ketiga, Buka Ms. Excel lalu ketik data-data yang telah ditentukan untuk mengisi master sertifikat, save, lalu tutup. Tips : tidak perlu di beri judul tabel, pada A1 langsung ketikkan header tiap kolom sesuai data-data yang diperlukan untuk mengisi master.
Keempat, Memulai proses Mail Merge pada master sertifikat di Ms. Word, dengan tahapan:
Pada master sertifikat di Ms. word, klik Mailings, klik Select Recipients, lalu pilih Use Existing List.
Cari file Ms. Excel yang berisi data-data untuk mengisi sertifikat dan klik open. Akan muncul box Confirm Data Source, Check (klik) pada Show All.
Pada list yang muncul pilih MS Excel Worksheet via DDE (*.xls), lalu klik OK, muncul box baru pilih Entire Spreadsheet klik OK.
Klik pada Insert Merge Field pada tab Mailing, maka akan muncul nama-nama kolom yang telah diketik pada Ms. Excel tadi. Letakkan kursor pada tempat data yang sesuai, lalu klik satu persatu nama-nama kolom hingga master sertifikat lengkap dengan data yang diinginkan. Selesailah proses mail merge.
Bagaimana, Ops? Cepat dan anti ribet. Semoga Ops semakin semangat menyikat satu demi satu tugas yang menggunung. Chayyoooo! Saat rasa lelah mendera, maka ingatlah :
"Barangsiapa yang diwaktu sore merasa capek lelah lantaran pekerjaan kedua tangannya mencari nafkah, maka di saat itu diampuni dosa baginya" (HR. Thabrani)
Comments
Post a Comment